Zásady ochrany osobních údajů podle GDPR

Exero Claims, divize společnosti Exero Group s.r.o. zaměřená na šetření pojistných událostí a kontrolní služby (dále jen „kancelář“), chrání osobní údaje svých klientů, zaměstnanců a obchodních partnerů v souladu s obecným nařízením Evropské unie o ochraně osobních údajů (GDPR). Tyto zásady popisují, jak kancelář osobní údaje shromažďuje, zpracovává, uchovává a chrání, a zajišťují transparentnost a odpovědnost.

1. Rozsah působnosti

Tyto zásady se vztahují na:

• veškeré osobní údaje zpracovávané kanceláří bez ohledu na jejich formu,
• všechny zaměstnance, spolupracovníky a externí poskytovatele služeb kanceláře,
• všechny činnosti zpracování, včetně shromažďování, uložení, používání a předávání osobních údajů.

2. Definice

• Osobní údaje: veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě.
• Zpracování: jakákoli operace s osobními údaji, například shromáždění, uložení, použití nebo výmaz.
• Subjekt údajů: fyzická osoba, jejíž osobní údaje jsou zpracovávány.
• Správce: subjekt, který určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů.
• Zpracovatel: subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce.

3. Zásady zpracování osobních údajů

• Zákonnost, korektnost a transparentnost: osobní údaje zpracováváme zákonně, korektně a transparentně.
• Účelové omezení: údaje shromažďujeme pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely.
• Minimalizace údajů: shromažďujeme pouze údaje nezbytné pro účely zpracování.
• Přesnost: osobní údaje udržujeme přesné a aktuální.
• Omezení uložení: údaje uchováváme pouze po nezbytnou dobu.
• Integrita a důvěrnost: údaje zpracováváme bezpečně, aby byly chráněny před neoprávněným přístupem, změnou nebo zničením.

4. Právní základ zpracování

Osobní údaje zpracováváme, pokud:

• subjekt údajů udělil souhlas,
• je zpracování nezbytné pro splnění smlouvy,
• je zpracování nezbytné pro splnění právní povinnosti,
• je zpracování nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné osoby,
• je zpracování nezbytné pro účely oprávněných zájmů kanceláře nebo třetí strany, pokud nad nimi nepřevažují zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů.

5. Práva subjektů údajů

• Právo na přístup: subjekt údajů může požádat o přístup ke svým osobním údajům.
• Právo na opravu: subjekt údajů může požádat o opravu nepřesných nebo doplnění neúplných údajů.
• Právo na výmaz („právo být zapomenut“): subjekt údajů může za určitých podmínek požádat o výmaz svých údajů.
• Právo na omezení zpracování: subjekt údajů může za určitých podmínek požádat o omezení zpracování.
• Právo na přenositelnost údajů: subjekt údajů může požádat o předání svých údajů jinému správci.
• Právo vznést námitku: subjekt údajů může vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněných zájmech nebo pro účely přímého marketingu.
• Právo podat stížnost: subjekt údajů může podat stížnost u dozorového úřadu.

6. Opatření k zabezpečení údajů

• šifrování údajů při přenosu a uložení,
• pravidelné audity a posuzování činností zpracování,
• zabezpečené řízení přístupu a ověřování uživatelů,
• pravidelné školení zaměstnanců v oblasti ochrany osobních údajů.

7. Řešení porušení zabezpečení osobních údajů

V případě porušení zabezpečení osobních údajů kancelář:

• posoudí povahu a rozsah porušení,
• do 72 hodin ohlásí porušení dozorovému úřadu, pokud představuje riziko pro práva a svobody subjektů údajů,
• bez zbytečného odkladu informuje dotčené subjekty údajů, pokud porušení představuje vysoké riziko pro jejich práva a svobody,
• zdokumentuje každé porušení bez ohledu na jeho závažnost.

8. Zpracovatelé

Při zapojení zpracovatelů kancelář:

• před zapojením zpracovatele provádí jeho prověření,
• uzavírá smlouvy o zpracování osobních údajů, které stanoví požadavky na soulad s GDPR,
• průběžně kontroluje, zda zpracovatelé tyto požadavky dodržují.

9. Doba uchování

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou ke splnění účelů, pro které byly shromážděny, nebo po dobu stanovenou právními předpisy. Doby uchování jsou stanoveny ve vnitřních pravidlech kanceláře pro uchovávání údajů. Informace pro osoby, jejichž údaje zpracováváme při šetření, najdete na stránce Informace pro osoby dotčené šetřením.

Kontakt

Kontakt pro ochranu osobních údajů: dpo@exeroclaims.cz